Verplichte verzekeringen

Iedereen die bij de organisatie van een evenement betrokken is, kan aansprakelijk gesteld worden voor schade aan derden. De meeste vzw’s en feitelijke verenigingen die lid zijn van een groter orgaan zijn wettelijk verplicht de vrijwilligers daartegen te verzekeren.

Wanneer een evenement echter buiten de normale werking van de organisatie valt, is de kans groot dat de groepsverzekering de burgerlijke aansprakelijkheid (BA) van de vrijwilligers niet dekt. In dat geval sluit je best een bijkomende verzekering BA af die de medewerkers wel dekt in het kader van dit evenement.

Ook wanneer je wettelijk niet verplicht bent om een verzekering BA af te sluiten, bijvoorbeeld als je een kleine feitelijke vereniging zonder personeel bestuurt, raden we je sterk aan om dat toch te doen.  Zonder zo’n verzekering kan een organisator persoonlijk opdraaien voor schade die (een van) zijn medewerkers aan derden hebben veroorzaakt door een fout, onvoorzichtigheid of nalatigheid. Een aantal zaken die je in verenigingsverband doet, worden immers niet gedekt door de gewone verzekering BA van de medewerker als privépersoon.

Als de BA van de organisator en medewerkers niet gedekt is, moet de vereniging (bij een vzw) of de verantwoordelijke persoon zelf (bij een feitelijke vereniging) de kosten van de schade aan derden betalen.

De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid komt enkel tussenbeide als er sprake is van een ‘toevalligheid’, iets wat je onmogelijk had kunnen voorzien. De schade mag niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid. De verzekering neemt dus de mogelijke schuld niet weg. De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dekt twee soorten schade: materiële schade aan derden en lichamelijke schade aan derden, van de terugbetaling van medische kosten tot een invaliditeitsuitkering.

Bij muziekevenementen is de verzekering objectieve BA (Burgerlijke Aansprakelijkheid) Brand en Ontploffing verplicht (tenzij de zaal kleiner is dan 50m² – wat amper voorvalt). Deze verzekering beschermt bezoekers en toevallige passanten tegen schade door brand of ontploffing op het evenemententerrein. Het bijzondere aan deze verzekering is dat slachtoffers altijd vergoed worden, zelfs als er geen fout is gemaakt door de zaaluitbater of organisator. 

 Is er geen verzekering afgesloten, dan mag de zaal geen publiek ontvangen en loop je het risico dat je evenement wordt stopgezet. 

Wie is verantwoordelijk?
De uitbater van de zaal waarin het muziekevenement plaatsvindt, moet deze verzekering afsluiten. Zonder de verzekering mag de zaal niet worden verhuurd voor publiek toegankelijke evenementen. De burgemeester van de gemeente waar de zaal gevestigd is, controleert of deze verplichting wordt nageleefd. 

Wat wordt gedekt?
In tegenstelling tot een gewone brandverzekering, die enkel schade aan de eigendommen van de uitbater dekt, biedt de objectieve BA-verzekering bescherming voor lichamelijke en materiële schade aan derden (zoals bezoekers of technici).  

De meeste organisatoren in het jeugdwerk hebben al een verzekering voor hun jaarwerking. De vraag is dan of een (uitzonderlijk) evenement ook gedekt is. Als organisator vraag je dat best grondig na bij je verzekeraar. Kijk vooraf goed na voor wat en in welke gevallen je precies gedekt wordt door de polis(sen) die je al hebt afgesloten. Als je een tent plaatst, kijk dan na of die in je huidige polis verzekerd is. Misschien ben je als lid van een nationale koepel of federatie al voldoende verzekerd. Het heeft in elk geval geen zin om je dubbel te verzekeren.

Sommige grotere evenementen zijn een samenwerking tussen diverse organisaties, zowel feitelijke verenigingen als vzw’s. Met zo’n samenwerking bundel je de krachten, haal je meer deskundigheid in huis en deel je de vaste kosten, maar ze houdt ook risico’s in wat betreft verzekeringen. Er kan onduidelijkheid ontstaan over welke verzekering van toepassing is. In feite is je samenwerkingsverband een nieuwe vereniging, die zich dan ook best apart verzekert. Dat kan via een evenementenverzekering of via een gratis verzekering bij het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.

Een andere piste is dat één vzw (of feitelijke vereniging) de organisator is en beroep doet op andere organisaties, die delen in de mogelijke winst achteraf. Soms, en zeker bij jaarlijkse terugkerende evenementen, kan het zelfs aanbevolen zijn een nieuwe vzw op te richten waar alle participerende verenigingen in vertegenwoordigd zijn.